Uma caixa registradora tradicional é um sistema básico usado para armazenar dinheiro e registrar transações de vendas.
Além de registrar vendas e armazenar dinheiro, um sistema de ponto de venda (POS) possui recursos para rastreamento de inventário, gerenciamento de funcionários e clientes e integrações para outros programas de negócios, como o seu software de contabilidade.
Os sistemas de PDV estão disponíveis a preços que cabem no orçamento e nas necessidades de qualquer empresa e são a melhor opção para a maioria dos proprietários de pequenas empresas.
O processamento de transações de vendas é uma parte essencial da administração de uma empresa, e o sistema de caixa registradora que você compra para lidar com esses pagamentos é uma decisão importante. Com vários tipos de registro disponíveis, os proprietários de pequenas empresas geralmente ficam se perguntando: "Qual é o melhor sistema de caixa registradora para minha empresa?"
Como é a resposta com a maioria das coisas nos negócios: depende.
Se você possui uma empresa de varejo local ou um restaurante com várias localizações, existe um sistema de registro para atender às suas necessidades. Você pode escolher entre caixas registradoras tradicionais, sistemas de ponto de venda (POS) e sistemas móveis de POS.
Para ajudá-lo a escolher a melhor caixa registradora para o seu negócio, analisamos os diferentes tipos de sistemas de caixa registradora para determinar por que você prefere uma opção à outra.
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Quais são os diferentes tipos de caixas registradoras?
Existem vários sistemas disponíveis para ajudá-lo a processar e gerenciar transações de vendas. Todas as caixas registradoras se enquadram em uma de três categorias: caixas registradoras tradicionais, caixas registradoras POS ou sistemas móveis de caixa registradora POS.
Cada opção tem seus próprios benefícios e limitações. O sistema que você deve escolher depende do tamanho da sua empresa, do setor, do orçamento, dos recursos necessários e de suas preferências pessoais.
Caixa registradora tradicional
Uma caixa registradora tradicional, também conhecida como caixa registradora eletrônica, é um sistema básico usado para gerenciar as vendas. Ron Mansfield, líder da equipe de vendas do Flux Shop Manager , um sistema de POS para oficinas de reparação automotiva, disse que uma caixa registradora tradicional normalmente inclui uma máquina de somar e uma gaveta de dinheiro. Seus recursos são muito básicos: basicamente apenas soma o custo dos itens, aplica automaticamente o imposto sobre vendas, se necessário, e gera um total. Uma gaveta de dinheiro é aberta quando um recibo é impresso.
Mansfield disse que, com o aumento de tipos de pagamento mais recentes, como Apple Pay e Bitcoin, esses sistemas não são tão populares ou práticos quanto costumavam ser. Como esse tipo de sistema está um pouco desatualizado, não é ideal para a maioria das empresas.
Caixa registradora POS
Uma caixa registradora POS, também conhecida como caixa registradora computadorizada ou sistema POS , é mais avançada que uma caixa registradora tradicional e comumente usada por pequenas empresas. Esses sistemas modernizados podem fazer muito mais do que apenas contabilizar totais e imprimir recibos.
"Uma caixa registradora de ponto de venda é um registro computadorizado que está conectado a um sistema de controle mais amplo e geralmente possui vários registros individuais na rede, processando vendas e aceitando pagamentos", disse John Moss, CEO da English Blinds . "Os sistemas de PDV também rastreiam os níveis de estoque e estoque, e informam sobre eles, rastreiam padrões de vendas e vendas e até monitoram dados de clientes por meio de programas de fidelidade".
Dependendo dos recursos de que você precisa, você pode escolher um sistema POS muito simples ou um que possua recursos avançados e se integre a aplicativos de negócios de terceiros, como seu software de contabilidade e serviço de marketing por email . Muitos proprietários de pequenas empresas, como sistemas de PDV baseados em nuvem, executam em tablets ou navegadores, pois são acessíveis e completos. Um sistema de ponto de venda totalmente integrado pode automatizar operações de negócios, reduzir erros humanos e aumentar a eficiência dos negócios.
Caixa registradora móvel POS
As caixas registradoras móveis, também conhecidas como sistemas POS móveis ou soluções de processamento de cartão de crédito , têm muitas das mesmas funções que os sistemas POS padrão, oferecendo mais flexibilidade no processamento e gerenciamento de pagamentos, pois são executados em tablets ou smartphones.
"Os sistemas móveis são dispositivos portáteis, como telefone celular ou tablet, que vêm com um leitor de cartão para pagamentos", disse Mansfield. "As impressoras Bluetooth são usadas ocasionalmente para recibos, mas geralmente os recibos são enviados por e-mail ao cliente."
William Dawsey, vice-presidente de soluções financeiras e de pagamento da Chetu , um desenvolvedor de software personalizado que trabalha com plataformas de serviços de pagamento, disse que as soluções de PDV móvel podem ser muito versáteis nos tipos de pagamento aceitos.
"Os desenvolvimentos na tecnologia de pagamento permitem que transações sejam realizadas em dispositivos onipresentes, como telefones celulares, que utilizam comunicação de campo próximo (NFC), resposta rápida (QR), configurações de código de barras, Bluetooth Low Energy (BLE) e transmissão segura magnética (MST). ) ", disse Dawsey. "Além disso, os sistemas de pagamento móvel podem utilizar criptomoedas e serviços de carteira digital".
Embora os sistemas POS móveis sejam projetados para aceitar pagamentos com cartão de crédito, eles devem ser associados a uma gaveta de dinheiro, se você precisar aceitar pagamentos em dinheiro. Os sistemas de PDV móvel são ideais para empresas móveis, como caminhões de alimentos, lojas de varejo que vendem em eventos locais e restaurantes que desejam aceitar pagamentos na mesa.
Qual é a diferença entre uma caixa registradora e um sistema POS?
A principal diferença entre uma caixa registradora tradicional e um sistema POS é a amplitude de funcionalidade que os sistemas POS oferecem. As caixas registradoras tradicionais são dispositivos simples usados para registrar transações de vendas e distribuir dinheiro, enquanto os sistemas de PDV fazem muito mais.
"A principal característica das caixas registradoras tradicionais é que elas são unidades independentes que não estão conectadas a nenhum sistema centralizado ou a outras caixas registradoras da loja ou empresa", disse Moss à business.com. "Eles não fornecem nenhum recurso de relatório e, às vezes, só podem ser operados manualmente através da introdução de dados de preços".
Embora você possa usar caixas registradoras tradicionais para concluir transações comerciais, elas são limitadas em seus recursos, o que é inconveniente para os empresários. Além de registrar vendas e armazenar dinheiro, os sistemas de PDV ajudam os empresários a gerenciar suas vendas, catálogo ou menu de produtos, inventário, análise, clientes e funcionários.
"Os sistemas de PDV são sistemas de pagamento totalmente funcionais que facilitam as transações digitais de moeda e, como tal, seguem os padrões contemporâneos de proteção ao consumidor, incluindo o PCI-DSS (Padrão de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento), o PA-DSS (PAB), EMV, cheque 21 e outros padrões de pagamento ", disse Dawsey.
À medida que aumenta a necessidade de aceitar pagamentos digitais, os empresários devem dar grande importância à localização de um sistema que cumpra as diretrizes de segurança atuais para proteger as informações privadas de seus clientes.
Quais são os benefícios de uma caixa registradora?
Simplicidade de design. A maioria dos benefícios de uma caixa registradora decorre da simplicidade do design. Muitas caixas registradoras não têm capacidade de rede. Isso significa que eles não armazenam dados do cliente e não podem ser invadidos. O único registro nesses casos é criado com recibos impressos, e isso torna a segurança dos dados muito mais simples e fácil.
Longevidade. A simplicidade também é valiosa em termos de longevidade. Sem um sistema de computador, as caixas registradoras têm muito menos peças. Isso limita o número de coisas que podem dar errado e tende a melhorar a longevidade do dispositivo. Mesmo quando ocorrem problemas, as caixas registradoras não computadorizadas são mais fáceis de corrigir. Isso é particularmente valioso para uma empresa que possui um baixo volume de vendas pessoais.
Valor. O terceiro grande benefício de uma caixa registradora é o valor. Os custos de qualquer caixa registradora ou sistema POS variam, mas certamente há casos em que uma empresa obtém mais ROI de uma caixa registradora do que um sistema POS. Isso geralmente acontece quando a caixa registradora está disponível a um preço mais baixo e a empresa não obtém grandes benefícios com os recursos do PDV.
Quais são os benefícios de um sistema POS?
Como um sistema de PDV é informatizado, ele traz alguns benefícios claros sobre a caixa registradora mais simples. Todos eles estão relacionados aos recursos incorporados à informatização do sistema POS.
Gestão de inventário. O estoque é um dos principais pontos de venda de um PDV. Os sistemas podem ser integrados ao gerenciamento de estoque. Isso rastreará automaticamente as alterações de estoque após cada venda e facilitará o gerenciamento do reabastecimento.
Análise de dados. Um PDV também pode digitalizar dados de vendas. Isso permite a integração de software de otimização. Uma empresa pode utilizar a análise de dados sem precisar investir mão de obra na digitação de informações de recebimento em um computador. As economias potenciais em trabalho são substanciais.
Rastreamento de tempo e presença. Um PDV também pode simplificar aspectos da administração. Um relógio de ponto pode ser integrado ao PDV, facilitando o rastreamento das horas dos funcionários e das estatísticas do trabalho. O PDV também pode incluir temporizadores para agendar pausas obrigatórias, rotações na estação ou responsabilidades e alterações na equipe para lidar com os padrões de tráfego de vendas.
Preços e onde comprar
Caixas registradoras são bastante fáceis de encontrar. Muitas lojas de material de escritório transportam alguns modelos, para que possam ser adquiridas hoje. Embora nem todos os modelos estejam disponíveis em todas as lojas, aqui estão alguns exemplos disponíveis no Office Depot and Staples . Você pode ver que os preços variam de menos de US $ 100 a mais de US $ 300, dependendo dos recursos desejados. Caixas registradoras também estão disponíveis através de fornecedores on-line como a Amazon , onde faixas de preço semelhantes serão encontradas.
Os dispositivos POS são um pouco mais difíceis de encontrar em uma loja local. Comparando os mesmos varejistas, pouquíssimas lojas Office Depot e Staples mantêm computadores POS em estoque em lojas locais.
Pode ser possível encontrar um revendedor local que possua sistemas de PDV, mas existem muitos sistemas de PDV comerciais disponíveis on-line.
Independentemente de onde a compra é feita, os sistemas de POS custam muito mais, em média, do que as caixas registradoras. Eles geralmente começam em até US $ 300 e podem facilmente chegar aos milhares em preço. Em geral, a variedade de recursos determinará o preço do sistema POS. Software, rede e segurança mais poderosos normalmente aumentam o custo.
Quando você quer uma caixa registradora versus um sistema POS?
As caixas registradoras tradicionais são muito mais baratas que a maioria dos sistemas de PDV, portanto, podem ser úteis para empresas muito pequenas que trabalham com um orçamento apertado. Moss disse que as caixas registradoras tradicionais normalmente são benéficas apenas para os empresários que operam uma pequena loja com uma caixa registradora e têm tempo para verificar, monitorar e controlar manualmente coisas como níveis de estoque.
Além disso, ele disse que os empresários que usam um registro tradicional também precisam conhecer o preço de cada item ou ter uma maneira rápida de determiná-lo. Esses usuários precisarão de outras maneiras de determinar coisas como tendências de vendas, itens populares e flutuações.
Skye Schooley é um nativo do Arizona, com sede em Nova York. Ela recebeu um diploma de comunicação empresarial da Arizona State University e passou alguns anos viajando internacionalmente, antes de finalmente se estabelecer na área da cidade de Nova York. Atualmente, ela escreve para business.com e Business News Daily, contribuindo principalmente com artigos sobre tecnologia comercial e local de trabalho e revisando categorias como software de acesso remoto a PC, agências de cobrança, serviços de verificação de antecedentes, hospedagem na web, serviços de gerenciamento de reputação, armazenamento em nuvem e software e serviços de design de sites.
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